Pemerintah Kabupaten Klungkung melalui Dinas Komunikasi dan Informatika, mulai menerapkan surat menyurat dan tanda tangan secara elektronik di desa dan kelurahan se Kabupaten Klungkung. Penerapan surat menyurat secara digital, yang diberi nama “SIADA” merupakan singkatan dari Sistem Informasi Agenda, Disposisi dan Arsipkan, serta penerapan tanda tangan secara elektoronik, diawali dengan pengenalan sistem melalui sosialisasi kepada perangkat desa dan kelurahan, yang berlangsung secara maraton dimulai dari Kecamatan Klungkung, Dawan, Banjarangkan dan Nusa penida, dari tanggal 2-7 Juni 2021, bertempat di Dinas Ketahanan Pangan dan Perikanan Kabupaten Klungkung.
Kepala Dinas Kominfo Klungkung, I Wayan Parna memaparkan, penerapan SIADA yang merupakan implementasi dan ide Bupati Klungkung I Nyoman Suwirta ini, mengikuti pesatnya perkembangan teknologi dan informasi di era digital. Perkembangan teknologi dan informasi, diera digital, telah merambah berbagai bidang pemerintahan, termasuk surat menyurat, yang merupakan dapur dari organisasi pemerintahan. Surat elektronik Pemerintah Kabupaten Klungkung “SIADA” telah terintegrasi dengan tanda tangan elektronik, Balai Sertifikasi Elektronik (BsrE) dari Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN).
Menurut I Wayan Parna, ada beberapa alasan kenapa diterapkan E-Surat SIADA ini, antara lain : memudahkan pengarsipan surat, sehingga tidak perlu khawatir risiko kehilangan dan kerusakan dokumen surat, akibat menumpuknya dokumen surat atau kejadian diluar dugaan di kantor. Semua surat dapat diarsipkan secara elektronik. Selain itu kantor juga lebih tertata rapi dengan adanya Sistem Persuratan Elektronik (E Surat). Menghemat anggaran, sistem elektronik pada E Surat dapat menghemat kertas untuk meng-copy disposisi dan mencetak surat. Apabila semua instansi telah menerapkan sistem elektronik dalam persuratan, maka ongkos kirim surat pun akan semakin berkurang. Mendisposisi surat bisa dilakukan dimanapun dan kapanpun, dengan E Surat, pimpinan dapat langsung mendisposisikan surat secara online kepada staf yang ditugaskan untuk mengerjakan tugas tersebut. Jarak dan waktu tidak lagi menjadi penghalang kinerja organisasi. Riwayat disposisi surat akan terlihat, sehingga diketahui surat itu, sudah diproses sampai dimana, oleh siapa. Dan keunggulan lainnya adalah E Surat SIADA sudah terintegrasi dengan tanda tangan elektronik, sehingga penandatangan surat oleh pimpinan tidak lagi menunggu, pimpinan harus berada di kantor. Terlebih disaat kondisi pandemi Covid 19, yang harus menerapkan Protokol Kesehatan, menuntut mengurangi kontak fisik, maka penggunaan sistem ini sangatlah tepat. Selain itu masyarakat yang ingin menyampaikan surat seperti undangan misalnya, tidak perlu repot datang ke Perangkat Daerah, cukup minta bantuan kepada admin di desa, maka surat akan sampai ke alamat yang dituju. Disamping itu masyarakat bisa mengecek proses surat yang dikirim, posisinya sudah dimana. “Setelah diterapkan di semua Perangkat Daerah, penerapan E Surat SIADA ini, kita kembangkan sampai desa dan kelurahan se Kabupaten Klungkung, sehingga mempercepat pelayanan bagi masyarakat Klungkung” kata I Wayan Parna.
Salam Gema Santi
